با توجه به رشد سریع سازمان ها و نیاز آن ها به سیستم های مکانیزه فرآیندهای سازمانی و گردش مکاتبات الکترونیکی انواع گوناگونی از این نرم افزار تولید شد در واقع می توان گفت که نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از مهم ترین نیازهای سازمان ها است چرا که اگر مکاتبات اداری، گزارشات خود را بر پایه ی یک اتوماسیون اداری ضعیف انجام دهید بعد از مدتی قطعا به چالش کشیده خواهید شد چرا که در همان ابتدای کار متوجه کمبودی در نرم افزار اتوماسیون اداری نیستید که درآن زمان هم تغییر سیستم اتوماسیون اداری کار بسیار مشکلی است به این دلیل که مقدار زیادی داده سازمان شما وارد آن شده است. حال در این مطلب 16 معیار انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری را برای شما آورده ایم.همانطور که می دانید، در یک سیستم اتوماسیون اداری هوشمند، ماژول‌های خاص و منحصر بفردی وجود دارد که در تسریع کارها و افزایش بهره‌وری سازمان بسیار تاثیر گذار خواهد بود.
16 معیار انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری
ساختار سازمانی
یک نرم افزار اتوماسیون اداری، قبل از هر چیزی نیازمند درک درست چارت سازمانی و داشتن قابلیت ویرایش این چارت است. علاوه بر این بدون شناخت پست های سازمانی افراد و رتبه و جایگاه هر یک از این کاربران امکان تنظیم دسترسی این افراد به سیستم وجود نخواهد داشت. یک نرم افزار حرفه ای اتوماسیون اداری در اولین گام باید بتواند به دقت و سادگی این امکان را برای کاربرانش فراهم نماید.
قابلیت یکپارچگی با نرم افزارهای کاربردی
نرم افزار اتوماسیون اداری باید قابلیت همگام شدن با انواع مختلفی از نرم افزارها را داشته باشد تا بتواند شما را از نصب نرم افزارهای گوناگون و سوئیچ دائم به آن ها بی‌نیاز کند چرا که یکی از دغدغه های افراد مشکل در نصب و استفاده از نرم‌افزارهای گوناگون روی سیستم است.
قابلیت مکاتبات محرمانه
شما می توانید نامه ای ارسال کنید که بعد از مدتی مشخص آن نامه از سیستم شما حذف شود و کاملا محرمانه بماند این نامه حتی قابلیت چاپ و دانلود را ندارد.
قابلیت مدیریت فرم و فرآیند
استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) در اتوماسیون اداری امکان تعریف و طراحی فرم‌ها، مدیریت و کنترل جریان گردش آن ها در سازمان، به صورت کاملا تحت وب در اختیار کاربر قرار خواهد گرفت.در واقع هر سازمانی علاوه بر مکاتبات، فرم‌هایی دارد که باید بر مبنای فرآیندهای موجود در سازمان به گردش در بیایند.
گزارش گیری هوشمند
یک سیستم اتوماسیون اداری باید قابلیت گزارش گیری از داده های سازمان اعم از مکاتبات سازمانی، تعداد نامه‌های ثبت شده، تعداد ارجاعات و رفتار کاربران را داشته باشد چرا که شما با استفاده از گزارش گیری هوشمند می توانید از مقدار صرفه جویی در هزینه های سازمان آگاه شوید.
نسخه موبایل اتوماسیون اداری
قابلیت موبایل درسیستم اتوماسیون اداری این امکان را به کاربران می دهد که در هر زمان و هرجایی که هستند به گردش اطلاعات، مکاتبات و فرآیندها را در سازمان دسترسی داشته باشند این قابلیت برای مدیرانی که خارج از سازمان هستند بسیار حائز اهمیت می باشد.
جست و جوی هوشمند و معنا گرایانه
این قابلیت مانند سرچ کلمه در گوگل می باشد که طبق عنوان، نامه های مرتبط و غیره.. صورت می گیرد. شما با سرچ یک نامه در سیستم اتوماسیون اداری نامه های مرتبط و مشابه را هم خواهید دید.
قابلیت کاهش حجم داده هنگام انتقال
می توان گفت که از معضلات دنیای دیجیتال حجم زیاد داده ها و نحوه انتقال آن است.یکی از روش های حل این معضل در ابتدا کاهش حجم داده و در نهایت انتقال آن است.در بعضی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری تصاویر بدون ذره ای افت در کیفیت، به صورت بهینه و حداقل حجم در سازمان گردش پیدا می کنند که به این ترتیب 80 درصد پهنای باند کمتری در سازمان مصرف می شود.
یکپارچگی با شبکه‌های اجتماعی
یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید قابلیت برقراری ارتباط با سایر شبکه های اجتماعی را داشته باشد چرا که موجب تسریع در عملکرد کارکنان می شود در واقع اشتراک‌گذاری نامه‌ها، ارجاع نامه، مدیریت کارتابل و جلسات به طور کامل با پیام‌رسان‌های اجتماعی امکان‌پذیر شده است.
قابلیت تبدیل گفتار به متن
در گذشته این قابلیت غیر ممکن و رویا به نظر می آمد اما امروزه با گسترش تکنولوژی و هوش مصنوعی این امکان وجود دارد که شما صحبت کنید و نرم افزار تایپ کند این قابلیت موجب ارسال سریع و دقیق نامه های اداری می شود.
سینک سرور یا چند سازمانی
سازمان‌های غیرمتمرکز به علت گستردگی جغرافیایی و محدودیت‌های زیرساختی و استفاده از یک بستر ارتباطی واحد، در استفاده از سرور متمرکز مشکلات زیادی دارند. استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری با قابلیت سینک سرور می تواند در بهبود تعاملات آن ها بسیار اثرگذار باشد.
امنیت سیستم
تعیین حدود دسترسی کاربران با توجه به چارت سازمانی، امنیت امضاهای دیجیتال، بایگانی و گزارشات سازمانی، همگی از معیارهای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری هستند.
عملیات مربوط به نامه های وارده
فعالیت های مختلفی را روی نامه ها در مکاتبات اداری می توان انجام داد. امکان پیاده سازی هر کدام از این فعالیت ها و انجام تنظیمات مربوط به آن ها از قابلیت های کلیدی نرم افزار اتوماسیون اداری است. امکاناتی از قبیل ثبت پیوست، رونوشت و فوریت برای هر نامه، ثبت مشخصات نامه های وارده، انجام ارجاعات، الصاق انواع ضمیمه ها به نامه، قرار دادن اعلانات مختلف به نامه و موارد مشابه دیگر.
عملیات مربوط به نامه ها صادره
در رابطه با نامه های ارسالی نیز نکاتی وجود دارد که ضرورت هایی برای نرم افزار اتوماسیون اداری به حساب می آیند. مسائلی مانند حفظ سوابق و تاریخچه نامه های ارسالی به هر مخاطب با مشتری، ثبت خودکار مشخصات نامه های ارسالی، قالب های مشخص برای ارسال نامه های مختلف، تعریف قالب های مختلف، تایید نامه ها پیش از ارسال و چندین و چند قابلیت دیگر.
قابلیت بایگانی
یک سیستم اتوماسیون اداری بایستی به طور کاملا خودکار عملیات مربوط به بایگانی مکاتبات را در سازمان انجام دهد. پشتیبانی از انواع بایگانی ها، امکان جستجو، و خودکارسازی امور بایگانی از قابلیت های پایه ای یک نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.
قابلیت مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
انجام هماهنگی های لازم برای جلسات و قرار ملاقات های در گذشته به عهده ی یک نیروی انسانی قرار داشت. با ظهور سیستم های اتوماسیون، این وظیفه به عهده ی این سیستم سپرده شد و کم کم به معیاری برای سنجش قدرت عملکرد این نرم افزار تبدیل شد.
جهت کسب اطلاعات بیشتر به سایت بیزینس سافت ور مراجعه نمایید.
