مکانیزه کردن سیستم و به روز کردن امور و فعالیتها گامی در راستای تحول اداری هر سازمان است که تحقق آن تنها در سایه آماده سازی بستری مناسب، فرهنگ سازی مطلوب، تجهیز امکانات و آموزش امکان پذیر میشود.اتوماسیون اداری که از عوامل مهم این تحول به شمار می رود می تواند سازمان را در نیل به اهداف خود یاری کند.
سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استانداردهای نوین فناوری جهان در این رابطه گردیده است. در واقع نیاز اجرای این طرح برای ادارات دولتی در حال تبدیل شدن به یک اجبار می باشد. در این مقاله به بررسی امکانات ضروری اتوماسیون ها می پردازیم.
پنج مورد از از امکانات اتوماسیون ها:
1.بهبود مکاتبات سازمانی:
در کسب و کارهای امروزی همواره مکاتبات اداری، بایگانی مستندات و دسترسی سریع به آنها یکی ازوقت گیر ترین فعالیت های سازمان های دولتی و شرکتهای خصوصی بوده است.فعالیت هایی که باتوجه به زمان طی شده در انجام دادن آنها بازدهی نداشته وزمان زیادی از منابع سازمان را می گیرد.مکاتبات اداری در سازمانها به دو شیوه سنتی و مدرن تقسیم بندی می شود.
در شیوه سنتی صرف انرژی بسیار زیادو تولید حجم انبوهی از کاغذ و بایگانی آنها از مشکلات سازمان ها است.فضای بسیار زیاد با طبقه بندی های وسیع در خصوص بایگانی و دسترسی دوباره به اسناد ،به کارگیری پرسنل در این بخش ،هزینه زیادی برای سازمان دارد.علاوه بر این موارد اطلاع از روند طی شده در مکاتبات و مراحل مختلف اعلام نظرها و دستورات مرتبط با سند مربوطه ،ذینفعان داخلی و خارجی سازمان را دچار مشکلات متعددی می کند و این موضوع باعث عدم رضایتمندی شغلی برای کارمندان و اعتراض ارباب رجوع است.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که بتوانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرم‌افزار اتوماسیون اداری مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجابه نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
2.یادآوری قرارهای کاری:
مدیران شرکت‌ها و سازمانها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمان‌بندی قرارهای کاری یا جلسات معمولا باید با منشی هماهنگی‌های لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات بوجود نیاید. همچنین باید جلسه‌ی تنظیم شده به اطلاع تمامی پرسنل مربوطه رسیده شود. در اتوماسیون اداری، راه حل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری باید در نظر گرفته شود. کاربران با بررسی قرارها و یادآوری‌ها از برنامه‌ی روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم جهت زمان‌بندی و یا حضور در جلسات را انجام دهند.
3.مدیریت قراردادها:
یکی از اجزا اصلی در اجرا و تحقق اهداف پروژه انعقاد قرارداد و مدیریت قرارداد می باشد. از چالش های رایج در سازمان هایی که با پیمانکاران و قراردادهای متعدد مواجه هستند عدم کنترل و مدیریت بر روی مفاد، تعهدات، مسئولیت ها و هزینه های قرارداد است.
مدیریت مراحل فرآیندهای مرتبط با تهیه قراردادهای هزینه‌ای و درآمدی از مرحله تهیه پیش نویس اولیه تا تسویه حساب کامل قرارداد موضوع کار نرم‌افزار «مدیریت قراردادها» ست. ثبت و پیگیری و نگهداری سابقه تغییرات قرارداد، کنترل تعدادی و مالی قراردادهای منعقد شده و همچنین نظارت بر پیشرفت اجرای مفاد قرارداد از بارزترین امکانات سیستم اتوماسیون است.
نرم افزار مدیریت قراردادها به عنوان یکی از ابزارهای کارآمد گردآوری و مدیریت اسناد به سازمان ها چه در جایگاه کارفرما و چه در جایگاه پیمانکار کمک می کند تا همه اسناد را به صورت متناسب به کار گیرند.
4.مدیریت ارتباط با مشتری:
سیستم مدیریت ارتباط با مشتری CRM فرآیندهای متعددی از جمله ارتباط با مشتری و مدیریت فروش و بازاریابی را در بر می گیرد که در این چرخه ، سیستم امکانات متعددی را در اختیار مدیران و پرسنل بخش های مختلف قرار می دهد و این کار توسط کارتابل و میزکار اختصاصی هر بخش یا پرسنل انجام می شود.
در واقع پرسنل بخش های مختلف سازمان یا شرکت توسط محیط کاری اختصاصی و سطوح دسترسی خاص خود می توانند فعالیتهای مربوطه را در قبال مشتریان به بهترین و سریعترین صورت ممکن انجام دهند و همچنین سیستم کلیه اطلاعات و فرآیندها را بصورت یکپارچه ذخیره و آنالیز نموده و امکان مدیریت کل سیستم توسط مدیران ارشد فراهم می باشد.
5.مدیریت فرآیندها و پروژه ها:
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار سبب کاهش هزینه‌ها، بهبود پاسخگویی، به حداقل رساندن ناکارآمدی، افزایش تعامل با مشتریان، ارائه مزایای رقابتی و رونق و چابکی در کسب و کار است. با استفاده از یک نرم‌افزار BPMS می‌توان برای بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری کسب و کار حرکت کرد به عبارتی می توان برای فرایند کار مدلسازی کرده و گردش کار ایجاد کرد. می توان بسته قوانین کسب و کار را راه اندازی کرد. می توان ارتباطات فعال برای هر فعالیت از جمله مدیریت تصمیم‌گیری، مدیریت ایده‌ها و موضوعات مرتبط برای ایجاد ارتباط موثر با یک سازمان یا شرکت را ایجاد کرد. و اینکه می توان ضمن ایجاد فرم های وب بدون نیاز به کد نویسی تجزیه و تحلیل ها ی خوبی ارائه داد.