اصطلاح "اتوماسیون اداری" به ترکیبی از سخت افزار کامپیوتر، نرم افزار و ارتباطات شبکه اشاره دارد که به منظور ساده سازی و بهینه سازی انواع عملیات اداری مانند مدیریت موجودی، مدیریت امکانات، حسابداری، ایمیل و پردازش متن در دسترس است. این سیستم برای ایجاد، ذخیره، دستکاری و انتقال اطلاعات مورد نیاز برای انجام وظایف و اهداف اساسی استفاده می شود.
اتوماسیون اداری برای سازمان های تجاری امکان افزایش بهره وری و تشخیص راه های ساده تر برای کسب و کار را ایجاد می کند. در ابتدا به عنوان پردازش داده ها و ابزار پردازش کلمه استفاده می شد، اما در حال حاضر شامل وظایف پیچیده تر مانند ادغام سیستم های پیش رو و سیستم های قبلی را در بر دارد.
انواع مختلفی از اتوماسیون وجود دارد که می تواند در صنایع مختلف تجاری در سرتاسر جهان استفاده شود. سیستم های اتوماسیون اداری با صرفه جویی در وقت، پول و تلاش های انسانی به منظور بهینه سازی رویه های دفتر موجود کمک می کنند.
مزایای اجرای سیستم اتوماسیون اداری
1.ذخیره سازی و دستکاری داده ها:
ذخیره سازی داده ها شامل اسناد و مدارک محرمانه دفتر است. سیستم اتوماسیون اداری شامل برنامه های داده ای است که برای ایجاد یا ویرایش یک سند، فایل، صفحه یا یک تصویر استفاده می شود. انواع مختلفی از پردازش متن و بسته های ارائه دسکتاپ وجود دارد که اجازه می دهد داده های متنی را ایجاد یا ویرایش کنند. به طور مشابه، شما می توانید برنامه های اختصاص داده را برای ویرایش صفحات و تصاویر پیدا کنید.
2.مدیریت داده:
مدیریت داده ها یکی از اجزای اصلی سیستم اتوماسیون اداری است که مزایای استراتژیک را با ساده سازی مدیریت داده ها و اطلاعات ذخیره شده فراهم می کند. سازمان های بزرگ تجاری می توانند از طریق یک سیستم مدیریت الکترونیکی نظارت و کنترل پروژه ها و فعالیت های مختلف را در دفتر داشته باشند.
3.تبادل اطلاعات:
تبادل داده ها و اطلاعات ذخیره شده یا دستکاری شده، جزء مهمی از سیستم اتوماسیون اداری است. ارسال یک فایل یا تبادل اطلاعات بین یک یا چند عضو یک سازمان با یک برنامه انتقال الکترونیکی امکان پذیر است. از طریق اتصال به شبکه، تمام داده ها و اطلاعات، از جمله اسناد متن، ارائه ها، صفحات، تصاویر و فیلم ها می توانند در عرض چند ثانیه ارسال شوند. به تصویر کشیدن ماهیت همکاری سیستم اتوماسیون اداری به کارکنان شما اجازه می دهد تا در هر زمان همکاری و بهره وری خود را افزایش دهند.
4.دقت:
بله درست است! سیستم های کامپیوتری و ماشین های دیگر به عنوان یک مغز انسان، کارآمد هستند. هنگامی که اشکالات از یک برنامه حذف می شوند، می توانند به شما در گرفتن دقت 100٪ فرآیندهای کسب و کار روزمره کمک کنند. برنامه های نرم افزاری قابل اعتماد تر از انسان هستند که در واقع آن را ساخته اند. پیاده سازی یک نرم افزار اتوماسیون صنعتی پیشرفته احتمال خطاها را کاهش می دهد.
5.صرفه جویی در زمان و منابع:
اتوماسیون اداری کسب و کار را قادر می سازد تا هم زمان و هم پول را صرفه جویی کند. وظایف پیچیده را ساده و خودکار سازی می کند که قبلا یک منبع اختصاصی و یک مقدار زیادی از زمان نیاز داشت. به عنوان مثال، با معرفی آخرین فن آوری های رایانه و ارتباطات شبکه، کسب و کارها در حال حاضر محدودیت های جغرافیایی ندارند. یکی دیگر از مثال های مهم ذخیره سازی دیجیتال است که نیاز به حفظ نسخه های کپی را از بین می برد و از این رو، در کاغذ صرفه جویی می شود.
6.کاهش هزینه ها:
از آنجا که هر فرآیند کسب و کار در حال حاضر خودکار است، شما نیازی به سرمایه گذاری زیاد در استخدام منابع جدیدی که می تواند به راحتی با یک سیستم اتوماسیون اداری اجرا شود ندارید. همانطور که می دانیم در وقت صرفه جویی می شود، بنگاه کسب و کار شما می تواند به راحتی با اتوماسیون بسیاری از فرایندهای کسب و کار پیچیده ای خود را بهینه کند. با صرفه جویی در هزینه های کلی و سرمایه گذاری در منابع دیگر، سود شما قطعا بهبود خواهد یافت.