9مزیت سیستم اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری، سیستم مدیریتی است. هدف سیستم اتوماسیون اداری بهتر کردن عملکردهای کلی مجموعه از طریق بهینه سازی فرآیندهای مهم کسب و کار، بهتر کردن مدیریت وتوان نگه داری تغییرات اعمال شده، است. بر اساس برآوردهایی بازار اتوماسیون اداری تا سال 2023 تا رقم 16 میلیارد دلار رشد خواهد داشت که نرخ رشد ترکیبی سالیانه بین سال های 2017 تا 2023 14% در نظر گرفته است. این آمار و ارقام نشان می دهد که صاحبان مشاغل در سراسر دنیا نیاز به بهتر شدن، توسعه و تغییر را در کسب و کار متوجه شده اند و در پی انجام این فرآیندها هستند. آیا سیستم اتوماسیون اداری می تواند در دستیابی به این اهداف به مجموعه ی شما کمک کند؟ بیایید به بررسی دقیق این موضوعات بپردازیم. درادامه به بررسی مزایای اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم و دلایل این که چرا سیستم اتوماسیون اداری در جهان فراگیر شده است را بررسی می کنیم.

این مقاله شامل

• خلاصه ای از سیستم اتوماسیون اداری
• 9 مزیت سیستم اتوماسیون اداری
• از کجا شروع کنید و از مزیت نرم افزار اتوماسیون اداری بهره مند شوید

خلاصه ای از سیستم اتوماسیون اداری

در هر کسب و کاری فرآیندهایی اساسی وجود دارند که هم تکراری هستند و هم بارها و بارها باید انجام شوند.  

هر کسب و کاری در هر زمینه ای یا با اطلاعات یا با مواد و یا با هر دوری آن ها سر و کار دارند. این اطلاعات و مواد می توانند جایگزین هم شوند. به طور مثال، مواد خام می تواند به عنوان کالایی ساخته شده به فروش برسد. همچنین اطلاعات می تواند تبدیل به گزارشی ارزشمند شود. هر زمینه ی کسب و کار می تواند مسئول تعدادی از فرآیندهای مهمی بشوند.

هر سیستم اتوماسیون اداری شامل چندین فرآیند است.

به هر فرآیند به طور جداگانه می نگرد. تاثیر هر بخشی بر بخش دیگر را به خوبی تحلیل می کند. تمامی این ها منجر به مشخص شدن وضعیت امور می گردد. گام بعدی شناسایی بخش هایی است که نیاز به بهتر شدن دارند.

هدف نهایی این اقدامات بهتر شدن و کارآیی سازمان و ادارات است.

باید بدانید که نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزاری برای مدیریت وظایف نیست. فرآیندهای کسب و کار همگی از نظر عملکرد، عملکردهای اساسی و هسته ای به حساب می آیند.

پروژه ها نتایج حاصل شده از سیستم اتوماسیون اداری هستند.

به طور مثال، سیستم اتوماسیون اداری می تواند فرآیندهای تکراری را برای انجام امور شناسایی کند. این امر مستلزم جستجو و انتخاب یک بسته ی جدید نرم افزاری است. هر پروژه به یک سری از وظایف تقسیم بندی می شود.

9 مزیت سیستم اتوماسیون اداری

قدرتمند سازی کسب و کار

1.کاهش هزینه با اتوماسیون اداری

در بررسی که در سال 2018 صورت گرفت، بیش از پنجاه درصد شرکت کنندگان در این آمارگیری ادعا کرده اند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری توانسته اند هزینه های خود را کاهش دهند. شرکت ها باید بتوانند در کاهش هزینه ها و ثابت ماندن عملکردها تمرکز کنند.

همواره به یاد داشته باشید که اگر عملکردهای نرم افزار اتوماسیون اداری را به خوبی بفهمید، می توانید کار با آن را آغاز کنید. در بسیاری از موارد باید بتوانید هر امور و فرآیندی را مشخص کنید. بعد از آن است که می توانید گام های اولیه را در راه اتوماسیون سازی بردارید.

اقدام بعدی مشخص کردن جزئیات سایر فرآیندهاست. با مشخص کردن آن ها خواهید توانست، طول مدت پروژه، منابع، ملزومات، تعداد و هزینه ها را نیز محاسبه کنید. در ضمن تمامی این اقدامات بایستی در تمامی بخش های شرکت و با همکاری همه ی کارمندان صورت بپذیرد.

همین که جزئیات را مشخص کنید، می توانید هزینه های اضافی را شناسایی و سپس آن ها را حذف کنید. هزینه ها را می توان با حذف تکرارها، بهتر کردن کیفیت موضوعات مختلف، برجسته سازی مواد و مصالح مورد نیاز، کاهش داد. کاهش هزینه تنها مزیت سیستم اتوماسیون اداری نیست.

سیستم اتوماسیون اداری با یاری رساندن به کل مجموعه در شناسایی فرآیندهایی که مناسب سرمایه گذاری و صرف هزینه نیستند، کمک بزرگی در این راستا می کند. همچنین برخی این از فرآیندها قابل چشم پوشی است. حتی در برخی شرایط  می توان فرآیندهایی را به صورت برون سپاری به انجام رساند. به طور مثال، شرکت های چند ملیتی ممکن است برای انجام برخی امور از گزینه ی برون سپاری محلی نیز استفاده کند.

به گفته ی دوئیگ مکی مدیر حسابداری در شرکت The Word Point ،برای کسب موفقیت در هر کسب و کاری، صاحبان مشاغل بایستی توانایی واکنش به تغییرات مالی در هر زمانی را داشته باشند. مدیران باید بدانند چه زمانی فرآیندها باید در داخل و چه زمانی به صرفه تر است تا فرآیندی در خارج از شرکت انجام شود.

2.شناخت و ارائه ی خدمات مورد نیاز مشتریان با سیستم اتوماسیون اداری

کسب و کارهای موفق بایستی توان واکنش داشته باشد. هر کسب و کاری باید نسبت به نیازهایی که مشتریان ممکن است بعدها کمبودش را حس کنند، اطلاع داشته باشد و بتواند به سرعت پاسخ گوی این نیازها باشد. در این موقعیت است که با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری می توان استراتژی موفقی را پیاده سازی کرد. همچنین مدیران به این نقطه ی خاص باید توجهی خاص داشته باشند.

موردی که اخیرا در مدیریت فرآیندها توجه بیشتری به آن شده، تاکید بر روی مشتری است تا بر روی تولید. تمرکز و توجه بر روی بهتر شدن کیفیت فرآیندها برای تولید بهتر و سریع تر است. همچنین سهام داران نیز به دنبال بهتر شدن کیفیت هستند تا نیاز مشتریان را بتوانند پوشش دهند.

تمامی این ها بر عواملی مثل رضایتمندی مشتری و بقای شرکت موثر است. علاوه بر این، ویرایش فرآیندهای کسب و کار باعث پوشش نیازهای مشتریان می شود. همین نیز منجر به کسب موفقیت در کسب و کار و بهتر شدن کیفیت تولیدات و کارآیی بهتر می شود.

نرم افزار اتوماسیون اداری را می توان به عنوان ابزاری برای مدل سازی ایده برای پروژه های جدید که تمرکز آن بر روی تامین نیاز مشتریان است استفاده کرد. با نرم افزار اتوماسیون اداری امکان تغییر در پروژه ها قبل از پیاده سازی آن ها وجود دارد.

با تمرکز به روی نیازهای مشتریان، مدیران قادر خواهند بود تغییرات در روند نیاز مشتریان را شناسایی کنند.

مزایای دیگری از تغییر فرآیندها  بر پایه ی نیاز مشتریان به ترتیب زیر است:

• تامین نیاز مشتریان به طور غیر مستقیم منجر به بهبود تولیدات می شود.
• فرآیندها باعث انعطاف پذیری بیشتر در تامین نیاز مشتریان می شود.
• تامین نیاز مشتری باعث پیدا کردن راه حل های بیشتری می شود.
• فرآیندها با اهداف تازه برای بهتر شدن تامین نیاز مشتریان دوباره مورد مهندسی قرار می گیرند.
• خلاقیت مورد توجه قرار می گیرد.
• با سیستم اتوماسیون اداری امکان تغییرات سریع با حفظ کنترل کیفیت خواهید داشت.

3.منسوخ شدن روش های قدیمی

اگر در شرکت همچنان از روش های قدیمی استفاده می کنید باید بگوییم که با این شرایط به موفقیت نخواهید رسید. پس بهتر است همین حالا برای تغییر شرایط تصمیم بگیرید. تغییراتی که در پیرامون شما در حال انجام است را نمی توانید به سادگی نادیده بگیرید.

فناوری، افراد، عادات مشتریان همگی در ایجاد تغییر در شرایط اجتماعی-اقتصادی موثرند. اگر در موقعیت و زمان درست نتوانید تغییرات لازم را ایجاد کنید، مطمئنا سایر رقبایتان از شما پیشی خواهند گرفت.

با سیستم اتوماسیون اداری فرآیندهای اخیر را می توانید شناسایی کنید و پروژه های جدیدی ایجاد کنید.

نکات مهم دیگری که باید به آن توجه کنید در ادامه آورده شده است:

• صاحبان مشاغل با سیستم اتوماسیون اداری می توانند فرآیندهای مورد نیازشان را انجام بدهند و به نتایج دلخواه خود برسند.
• مشخص کردن این که سیستم اتوماسیون اداری در چه وضعیتی قرار دارد بسیار ضروری است.
• این که بدانید کسب و کارتان در چه جایگاهی قرار دارد بسیار ضروری است. این که فقط از اطلاعات کلی درباره ی امور سازمان داشته باشید، کافی نیست و حتما باید در جریان پروژه ها باشید. موفقیت یا عدم موفقیت یک پروژه به وجود یک سیستم اتوماسیون اداری کارآمد بستگی دارد.
• برای ایجاد تغییرات، نقاط ضعف شرکت باید در ابتدا مشخص شود تا توانایی های آن شرکت برای پیشرفت حاصل کردن مشخص شود.

4.افزایش تولید با سیستم اتوماسیون اداری

با افزایش رقابت و تقلا برای باقی ماندن در رقابت، شرکت ها باید بهترین خود را ارائه دهند.

با سیستم اتوماسیون اداری تولیدات را می توان افزایش داد و همچنین می توان مشتری های بیشتری جذب کرد. به طور مثال، می توان آدیداس را در نظر گرفت که از فرآیند پیاده سازی استفاده کرده است. برای رسیدن به اهداف سازمان یکی از راه های موجود بهتر شدن کیفیت تولیدات است. به ویژه، هنگامی که بتوان زمان بین سفارش گرفتن و تحویل سفارش را به تاخیر انداخت. این کار منجر به پر شدن جای خالی محصول و افزایش کارآمدی می شود.

تمامی این تحلیل ها به خاطر وجود سیستم اتوماسیون اداری است. بدون سیستم اتوماسیون اداری شرکت کارآیی درستی نخواهد داشت.

5.افزایش شانس ماندن در رقابت با سیستم اتوماسیون اداری

چنان چه شرکتی نتواند در میدان رقبای خود باقی بماند، رقبا در مدت کوتاهی او را کنار خواهند زد. که این خود باعث ورشکستگی و مسائل این چنینی می شود.

چنان چه فرآیندهایی که باید در شرکت انجام بگیرند، عموما تکراری و ناکارآمد هستند، یعنی این که باید زمان شما صرف امور تکراری شود و زمانی برای جستجو ندارید تا بتوانید راه های بهتری برای پیشرفت پیدا کنید و در نتیجه رقبا می توانند به راحتی از شما پیشی بگیرند. برای این رقبا توانسته اند از شما پیشی بگیرند که شما فرآیندهای داخل شرکت را ساده سازی نکرده اید. ساده سازی نشدن فرآیندها باعث محدودیت در نوآوری می شود، زمان شما را هدر می دهد و سرعت پیشرفت را کند می کند.

هنگامی که فرآیندهای کسب و کارتان کارآمد باشد، با منابع تخصیص داده شده می توانید به پیشرفت دست یابید.

6.نگه داری آسان تر از مشتریان با سیستم اتوماسیون اداری

جذب مشتریان جدید کار دشواری است. نگه داری از آن ها دشوارتر است.

نگه داری از مشتریان به صرفه تر از پیدا کردن مشتریان جدید است. نگه داری از مشتریان کم هزینه تر است و همچنین مزایای آن در درازمدت مشخص می شود.

هنگامی که به کیفیت تولید و نوآوری بیافزایید، مشتریان خود را راضی نگه خواهید داشت. افزایش کیفیت منجر به کاهش انجام موارد تکراری می انجامد. اگر با سیستم اتوماسیون اداری بتوانید خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهید، مزایایی نسیب شرکت خود خواهید کرد.

بهتر کردن تولیدات موضوع بسیار مهمی است زیرا 67% مشتریان به دلیل نبود محصول دلخواه آن ها شرکت ارائه کننده را با شرکت دیگری جایگزین کرده اند.

تنها با عرضه ی محصولات نیست که می توانید مشتری را راضی نگه دارید. همچنین با راه کارهایی مثل پشتیبانی و حمایت از مشتری با سیستم اتوماسیون اداری می توانید به موفقیت شرکت خود کمک کنید. با آگاه بودن از فرآیندها و ثبت داده ها همه ی گروه های شرکت با هم می توانند به راحتی کار کنند. همچنین فرصت یادگیری موضوعاتی از طریق تعامل با مشتری را داشته باشند.

7.استاندارد سازی فرآیندها با سیستم اتوماسیون اداری

برای هر شرکتی ضرورت دارد که استراتژی واضح و روشنی از روند انجام داشته باشد. سیستم اتوماسیون اداری فرآیندهای داخل شرکت را استاندارد سازی خواهد کرد. اگر فرآیندها استاندارد سازی نشوند، کنترل کیفیت بقیه ی امور نیز دشوار خواهد شد.

مزایای دیگری از استاندارد سازی فرآیندها

• اگر فرآیندها استاندارد سازی شوند، در آینده راحت تر می توان آن ها را ویرایش کرد. فرآیندها در استاندارد سازی به صورت اسناد در می آیند. با استاندارد سازی می توانید در فرآیندهای کسب و کار ابتکاراتی ایجاد کنید.
• فرآیندهای استاندارد سازی شده باعث بهبود کیفیت تولید و افزایش خروجی می شود. هنگامی که فرآیندها را استاندارد سازی می کنید، در واقع دارید از بهترین روشی که وجود دارد، استفاده می کنید. اگر استاندارد سازی را درست انجام دهید، تبلیغی در خود سازمان شما خواهد بود.
• استخدام افراد آسان از استاندارد سازی است. به همه ی افرادی که به تازگی استخدام کرده اید، می توانید موارد یکسانی را آموزش دهید. در نظر بگیرید که کارکنان جدیدی در اختیار دارید و همه ی اقدامات به خوبی در حال انجام هستند. هنگامی که فرآیندهای استاندارد سازی شده در اختیار داشته باشید، نیاز کمتری به آموزش روش های جدید به کارکنان خواهید داشت.
• اگر فرآیندها را استاندارد سازی کرده باشید، در زمان هایی که نیاز است با برنامه ریزی به موقع می توانید امور را انجام دهید. با استانداری سازی فرآیندها می توانید اقدامات داخلی کسب و کار خود را در دست بگیرید.

8.افزایش همکاری دورن سازمانی با سیستم اتوماسیون اداری

هر کارمندی در شرکت بایستی در راستای اهداف شرکت با کارمند دیگری همکاری کند.

با سیستم اتوماسیون اداری امور بخش های داخلی شرکت را بهتر می توانید پیگیری کنید. بدون نرم افزار اتوماسیون اداری با اطمینان می توان گفت که هر بخشی از شرکت از کارهای بخش دیگر بی اطلاع خواهد ماند و در اثر این بی اطلاعی امور و فرآیندهایی که به هم مرتبط هستند با مشکل مواجه خواهند شد.

این اتفاق ممکن است به دو شکل زیر روی دهد:

نخست آن که، هنگام برنامه ریزی و استاندارد سازی فرآیندها، بخش های مختلف شرکت و همین طور گروه های مختلف باید با هم در ارتباط مستقیم باشند. همگی باید فرآیندهایی که با یکدیگر به اشتراک می گذارند را باید به طور دقیق بشناسند، امور اضافی را تشخیص بدهند و بدانند در چه موقعیتی باید اطلاعات را تقسیم کنند و همین طور باید بدانند که داشتن تجربه چه مزیتی دارد.

دوم آن که، سیستم اتوماسیون اداری باعث تقویت همکاری می شود.

9.افزایش ایمنی و امنیت و انطباق با سیستم اتوماسیون اداری

موضوعاتی مثل ایمنی، امنیت و انطباق زمانی مطرح می شوند که شفاف سازی وجود نداشته باشد.

به طور مثال، فرآیندی که باید تحت نظر بخشی از شرکت انجام شود، در بعضی موارد نظارتی کامل و درستی روی آن انجام نمی شود. بعدها که این فرآیند به بیرون از مجموعه منتقل می شود، ممکن است با استانداردها همخوانی نداشته باشد یا این که از نظر ایمنی کیفیت لازم را نداشته باشد. تمامی این ها منجر به آن می شود که یک شرکت در انتهای فرآیندها، از قوانین استاندارد سازی پیروی نکرده باشد و نتواند از سازمان های دولتی مجوزهای مورد نیازش را دریافت کند.

با سیستم اتوماسیون اداری هیچ موضوعی دیگر پشت پرده نمی ماند.

با سیستم اتوماسیون اداری سهام داران از موضوعات آگاه می شوند و در مواجه با هر مشکلی می توانند به روز باشند. همچنین می توانند اطمینان یابند استانداردهای لازم برای ایمنی و امنیت فرآیندها هم در داخل و هم در خارج شرکت برقرار است. تمامی این ها باعث کاهش چشمگیر نگرانی ها برای حفظ امنیت می شود.

برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت بیزنس سافت ور مراجعه نمائید.

منبع: وب سایت پراسس