یکی از شاخه های بسیار مهم در حسابداری، حسابداری فروش کالا می باشد که باید در بسیاری از واحدهای تجاری مورد استفاده قرار بگیرد. در این نوع حسابداری باید تمامی معامله های انجام شده در خصوص فروش کالا یا خدمات در دفاتر مربوطه ثبت و ضبط گردد تا در صورت نیاز بتوان آن ها را تجزیه تحلیل کرد. این موضوع می تواند در موفقیت یک سازمان و یا یک شرکت تاثیر بسزایی داشته باشد و همچنین به سود آوری بیشتر کمک شایانی نماید.
شایان ذکر می باشد که تمامی واحدهای تجاری و سازمان هایی که کالا یا خدمتی را به مردم ارائه می دهند، از روش های بسیار مختلفی فرآیند فروش محصول یا کالا را انجام می دهند. در واقع این روش ها شامل روش نقدی، نسیه، اقساطی و ... می شود. حتی در برخی از شرایط ممکن است ترکیبی از روش های ذکر شده برای فروش یک خدمت یا یک کالا مورد استفاده قرار گیرد. در حسابداری فروش کالا، باید به تمامی این روش های فروش توجه شده و اطلاعات مربوط به آن به درستی ثبت گردد.
به خاطر داشته باشید که با بهره گیری از اطلاعات ثبت و ضبط شده از فروش در حسابداری فروش کالا، شرکت ها و سازمان ها قادر خواهند بود تا در حوزه قیمت گذاری، بازاریابی و سرمایه گذاری، تصمیم های بسیار دقیقی داشته باشند. در این مقاله از وب سایت دایاوو قصد داریم تا به بررسی حسابداری فروش کالا و نکات مربوطه به آن بپردازیم. بنابراین برای کسب اطلاعات بیشتر تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
انواع فروش کالا:
پیش از آن که به بررسی حسابداری فروش کالا بپردازیم، باید روش های فروش کالا را خدمت شما عزیزان بیان کنیم. به صورت کلی برای فروش یک محصول یا یک خدمت، روش های متعددی برای فروش وجود دارد. برخی از سازمان ها و شرکت ها ممکن است از ترکیب روش ها استفاده کنند و برخی دیگر نیز تنها از یک روش بهره می برند. از جمله انواع روش های فروش یک کالا، به صورت زیر خواهد بود:
- فروش نقدی: فروش نقدی فروشی است که سازمان بر اساس کالایی که به مشتری ارائه می دهد، در همان لحظه وجه نقد را نیز از مشتری دریافت خواهد کرد.
- فروش نسیه: این نوع فروش بدین صورت است که مبلغ کالای مورد نظر، در مدت زمانی بعد از تحویل کالا پرداخت شود. یعنی مشتری باید تعهد کند که در زمان توافق شده میان طرفین، مبلغ کالا یا محصول را پرداخت کند.
- پیش دریافت: در این روش پیش از ان که قراردادی با مشتری بسته و شود و همچنین کالایی به آن تحویل داده شود، بخشی از مبلغ کالا توسط سازمان دریافت خواهد شد. حتی ممکن است پیش از دریافت کالا توسط مشتری، کل مبلغ مربوطه پرداخت گردد.
- فروش اقساطی: یکی از روش های رایج در فروش کالاها و محصولات است. در این روش مبلغ کالا قسط بندی شده و در طی مدت زمان مشخصی از خریدار دریافت می گردد. در این روش ممکن است که بخشی از مبلغ کالا نیز هم زمان به تحویل کالا به فروشنده پرداخت شود.
- فروش امانی: در این روش فروش، مالک کالا یا محسوب کالا را به شخص دیگری می سپارد یا ارسال می نماید. سپس خریدار کالا را به شخص دیگری به فروش می رساند و سپس مبلغ کالا را به مالک پرداخت می نماید و سپس درصدی از کالا را نیز برداشت می کند.
حسابداری فروش کالا
حال که در خصوص انواع روش های فروش کالا اطلاعاتی را به دست آوردید، باید به بررسی حسابداری فروش کالا بپردازیم تا با این نوع حسابداری مهم آشنایی پیدا کنید. به صورت کلی بیشتر سازمان ها و شرکت ها که محصول یا خدمتی را ارائه می دهند، قیمت کالا و محصول به فروش رسیده را در دوره های زمانی مختلف ثبت و ضبط می کنند. به این نوع حسابداری حسابداری فروش کالا اطلاق می گردد.
نکته حائز اهمیت این است که ماهیت این نوع از حساب، بستانکاری می باشد. از جمله نکات بسیار مهمی که باید درباره این نوع حسابداری بدانید، به صورت زیر است:
- فرایند شناسایی درآمد از فروش یک محصول یا یک کالای خاص، بر اساس اصل تحقق در آمد خواهد بود.
- بر اساس اصول مربوطه، درآمد مورد نظر بدون آن که به زمان دریافت وجه نقد توجهی شود، شناسایی خواهد شد.
- برای بسیاری از شرکت ها و سازمان ها نیز برای ان که بتوانند زمان در آمد را شناسایی نمایند، بهتر است که آن را در زمان و مقطع فروش یعنی زمانی که کالا را به مشتری تحویل می دهند، محاسبه کنند.
اگر بخواهیم در این راستا اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهیم، باید اشاره کنیم که محاسبات در آمد و روش حسابداری فروش کالا ممکن است بر اساس نوع فروش متفاوت باشد. به عنوان مثال در خصوص فروش نقدی، درآمد مورد نظر در هنگام دریافت وجه نقد شناسایی خواهد شد. در فروش نسیه میزان در آمد مورد نظر پس از سر رسید مدت زمان تعهد خریدار کالا برای پرداخت مبلغ کالا، محاسبه خواهد شد.
مراحل ثبت فروش کالا در دفاتر حسابداری
در حسابداری فروش کالا، بسیار مهم است که اطلاعات مربوط به فروش هر کالا یا خدمت در دفاتر حسابداری به درستی ثبت و ضبط گردد. در این راستا نیز باید اشاره داشت که پنج سند بسیار مهم وجود دارد که باید در حسابداری فروش کالا ثبت شود. این اسناد می تواند از هر لحاظ اهمیت بسزایی داشته باشد بنابراین باید توسط حسابدار مورد نظر به درستی ثبت و ضبط گردد. از جمله اسناد بسیار مهمی که باید به صورت گام به گام در دفاتر حسابداری فروش کالا ثبت شود، می توان به موارد مهم زیر اشاره داشت:
1) درخواست فروش:
اولین سند مهم که در حسابداری فروش کالا ثبت می شود، درخواست فروش است. در واقع زمانی که مشتری و یا درخواست کننده یک کالا یا یک خدمت به یک سازمان یا یک شرکت برای خرید مراجعه می کند، واحد فروش در خواست مشتری را باید به واحد تولید و سفارشات اعلام نماید. این درخواست باید بایگانی شود و به همین دلیل یکی از اسناد بسیار مهم در حسابداری فروش کالا می باشد. نکته حائز اهمیت این است که درخواست فروش در حیطه اسناد مثبت حسابداری محسوب نخواهد شد.
2) پیش فاکتور فروش:
پس از آن که درخواست فروش ثبت شد، پیش فاکتوری که به خریدار کالا یا خدمت ارائه می شود که در آن تمامی مشخصات محصول مورد نظر یا کالا و همچنین قیمت دقیق آن درج شده است. در حسابداری فروش کالا نگه داری از پیش فاکتور نیز از اهمیت بسزایی برخوردار است زیرا ممکن است خریدار مبلغی از کالا را بر اساس پیش فاکتور پرداخت نماید و بدین ترتیب باید جزء اسناد حسابداری نگه داشته شود. در غیر این صورت، پیش فاکتور تنها جهت بایگانی ضروری می باشد.
3) قرار داد فروش:
سومین مورد تهیه و تنظیم قرار دادهای فروش است که در آن باید موارد ذکر شده در زیر گنجانده شود:
- موضوع قرارداد
- مدت قرارداد
- مبلغ قرارداد
- اطلاعات و تعهدات طرفین و ...
در حسابداری فروش کالا و خدمات، قرار داد فروش نیز یکی از اسناد بسیار مهم و حیاتی برای ثبت و ضبط کردن محسوب می شود. زیرا ممکن است بر اساس آن مبلغی توسط خریدار پرداخت گردد و همچنین این که در این قرار دادها اطلاعات مهمی درج می گردد که بعدها مورد استفاده قرار می گیرد.
4) فاکتور فروش:
یکی از مهم ترین و اساسی ترین مدارک و اسناد که لازم است در حسابداری فروش کالا به آن توجه بسیاری شود و همچنین ثبت و ضبط گردد، فاکتورهای فروش است. زیرا این فاکتور تمامی اطلاعات کالا، مبالغ، تخفیفات و ... را دارا می باشد. این فاکتورها از اسناد مثبت حسابداری محسوب می شوند.
5) برگشت از فروش:
یک فاکتور دیگر در اسناد حسابداری فروش کالا وجود دارد که به آن فاکتور برگشت از فروش می گویند. به صورت کلی در برخی از مواقع ممکن است یک مشتری کالا را مرجوع نماید و در این صورت فاکتور برگشت از فروش صادر خواهد شد و این فاکتور نیز جزء اسناد مثبت حسابداری محسوب می شود.
نحوه محاسبه بهای تمام شده کالا (COGS)
حال که در خصوص حسابداری فروش کالا اطلاعاتی را به دست آورده اید، لازم است تا درباره نحوه محاسبه بهای تمام شده کالا (COGS) با شما صحبت کنیم. به صورت کلی باید اشاره داشت که بهای تمام شده کالا یا همان کالای فروخته شده به عنوان هزینه فروش نیز در علم حسابداری شناخته می شود. بنا به عبارتی منظور از بهای تمام شده یک کالا، به کالاهایی منظور می شود که یا تولید شده و یا خریداری خواهند شد و پس از آن نیز فروخته می شوند. این موضوع به عنوان یک هزینه تجاری محسوب می شوند و شایان ذکر است که بر مقدار سود یک شرکت از محصولات خود تاثیر خواهد داشت. از جمله نکاتی که باید در این خصوص بدانید به صورت زیر است:
- بهای تمام شده کالاهایی که فروخته شده اند، اگر به عنوان در آمد برای کسب و کار دیده شوند، به عنوان یکی از بهترین گزارش های مالی به شمار می آید.
- گزارش های بهای تمام شده کالا صورت سود و زیان درآمد را برای یک دوره حسابداری خاص، مانند یک سال، سه ماهه یا ماه گزارش خواهد کرد.
در این راستا روش محاسبه بهای تمام شده کالا نیز از اهمیت بسزایی برخوردار است. در واقع برای محاسبه آن از دو روش کلی استفاده می شود که در ادامه به شرح آن ها می پردازیم:
1) روش اول
در این روش یک فرمول بسیار مهم وجود دارد که این فرمول بر آن است که بهای تمام شده یک کالای فروخته شده برابر است با اختلاف موجودی پایانی با مجموع بهای تمام شده و آغاز موجودی! این فرمول ذکر شده می تواند بهای تمام شده محصولات تولید و فروش را در طی یک سال را نشان دهد. از جمله نکاتی که باید در این خصوص بدانید به شرح زیر است:
- در ابتدای سال، موجودی اولیه، ارزش موجودی است که در واقع پایان سال قبل است.
- بهای تمام شده کالا، بهای تمام شده هر اقلام خریداری شده یا ساخته شده در مدت زمان یک سال محسوب می شود.
- موجودی پایانی ارزش موجودی در پایان سال خواهد بود.
2) روش دوم
در این روش بهای تمام شده کالایی که تولید می شود و یا این که خریداری می گردد، بر اساس تغییر موجودی، تعدیل خواهد شد. به عنوان مثال نیز اگر به میزان 400 واحد کالا خریداری بشود و یا این که تولید گردد، اما موجودی کالا به اندازه 30 واحد زیادتر شود، بهای تمام شده 370 واحد به قیمت تمام شده کالای فروخته شده است!
مدیریت موجودی و تأثیر آن بر حسابداری فروش
یکی از مهم ترین مسائلی که در حسابداری فروش کالا وجود دارد، مدیریت موجودی می باشد. اگر بخواهیم تعریفی جامع از مدیریت موجودی در حسابداری فروش کالا را خدمت شما عزیزان عنوان کنیم، باید اشاره نماییم که مدیریت موجودی به معنای برنامه ریزی، کنترل، کمک به انتقال کالا و محصولات، متریال مورد نیاز به منظور تولید یک کالا و در نهایت فروش محصول یا کالا به مشتریان می باشد.
برای انجام مدیریت موجودی به بهترین شکل ممکن، باید این فرآیند را با توجه به پیش بینی ها، میزان تقاضا ها، دسترسی به منابع و تعیین نقاط سفارش انجام داد. ممکن است این سوال برای شما عزیزان به وجود بیاید که هدف مدیریت موجودی چیست؟ برای پاسخ به این سوال باید اشاره داشت که:
مدیریت موجودی می تواند یک تعادل مناسب را میان مقدار موجودی ها از یک کالا و همچنین نیازهای واقعی کسب و کار که شامل خرید و فروش و تولید می باشد، ایجاد نماید. از جمله نکات بسیار مهمی که باید در خصوص مدیریت موجودی بدانید به صورت زیر است:
- موجودی بزرگ اصلا خوب نیست و باید این میزان در حد تعادل باشد.
- موجودی کالا باید بیمه بشود و همچنین به موقع مصرف گردد.
- مدیریت موجودی به سازمان ها و کارخانه ها یاری می رساند تا هزینه های جانبی از جمله هزینه های انبار داری و ... را کاهش دهند و بدین ترتیب بهره وری افزایش یابد.
نرم افزارهای حسابداری مناسب برای فروش کالا
برای آن که سازمان ها و شرکت ها بتوانند حسابداری فروش کالا را به بهترین شکل ممکن انجام دهند، لازم است تا از نرم افزار حسابداری فروش کالا استفاده کنند. شما عزیزان برای تهیه این نرم افزار، باید به نکاتی خاص توجه فرمایید و همچنین نرم افزاری جامع و کاربردی را برای خود تهیه کنید. از جمله نکاتی که باید درباره نرم افزارهای حسابداری فروش کالا بدانید، به صورت زیر است:
- نرم افزار حسابداری فروش کالا به کسب و کارها و سازمان ها این امکان را خواهد داد تا به سادگی و به صورت خودکار امور مالی خود را کنترل نمایند.
- این نرم افزارها می تواند اسناد مربوط به حسابداری را به صورت کامل ثبت و ضبط کرده و انجام این حسابداری به سازمان ها کمک شایانی نمایند.
سخن پایانی:
در این مقاله از وب سایت دایاوو سعی کردیم تا به بررسی حسابداری فروش کالا بپردازیم. بنابراین برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت ما مراجعه کرده و با کارشناسان و مشاوران مجموعه ما در این خصوص مشورت فرمایید.