بررسی الزامات حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک

مهم نیست که چه نوع کسب و کار کوچکی دارید یا قصد راه اندازی آن را دارید، باید اصول حسابداری را در مدیریت کسب و کار کوچک دنبال کنید. صاحبان مشاغل کوچک و استارت‌آپ‌ها در فهرست کارهای روزانه خود غرق در وظایف بسیار زیادی هستند. بسیاری از صاحبان مشاغل، حسابداری را به دلیل افزایش فشار، چالش برانگیز می دانند.

اما فقط دانش اولیه حسابداری مشاغل کوچک در بلند مدت به شما کمک می کند. در این راهنما، نکاتی را به اشتراک می گذاریم که می تواند به شما کمک کند تا کسب و کار کوچک خود را به خوبی مدیریت کنید. این نکات حسابداری به صاحبان مشاغل کوچک کمک می کند تا امور مالی کسب و کار خود را بهتر کنترل کنند. این مطلب را دنبال کنیدتا با نقش نرم افزار حسابداری بیشتر اشنا شوید.

نقش نرم‌افزارهای حسابداری در کسب‌وکارهای کوچک

نرم افزار حسابداری امکانات زیادی مانند مدیریت امور مالی کسب و کار و پیگیری مطالبات و پرداختنی ها را در اختیار مدیران قرار می دهد. درک روشن سودآوری و آمادگی برای فصل مالیاتی کارآفرینان خرد یکی از امکانات این سیستم است. امروزه پلتفرم های نرم افزاری فرصت های متعددی را برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار کوچک و متوسط فراهم می کنند. با این حال، کسب‌وکارهای کوچک زمان کافی برای پیگیری صورت‌حساب‌ها و پرداخت‌ها، مدیریت عملیات نقدی، یا تطبیق مغایرت‌های حسابرسی ندارند.

با گذشت زمان و رشد کسب و کار، حسابداری پیچیده تر می شود. به همین دلیل است که مشاغل کوچک به یک راه حل حسابداری یک مرحله ای نیاز دارند که بتواند تمام عملیات حسابداری خود را به صورت روان، دقیق و کارآمد انجام دهد. بر اساس ویژگی‌ها، ویژگی‌ها و محدوده قیمت، نرم‌افزارهای حسابداری مختلفی برای مشاغل کوچک وجود دارد. پارامترهای اساسی که به مالک شرکت در انتخاب نرم افزار حسابداری کمک می کند، نوع کسب و کار و تعداد کارکنانی است که با آنها کار می کند.

به کسب و کارهای کوچک نیز توصیه می شود که در مورد نرم افزار حسابداری شرکتی که می خواهند تحقیق کنند. مرور این نرم افزار بر اساس قیمت، سهولت استفاده، مقیاس پذیری، یکپارچگی و ویژگی ها به شما کمک می کند تا انتخاب بهتری داشته باشید. بسیاری از نرم افزارهای حسابداری انعطاف پذیر هستند و سبک کسب و کار را شکل می دهند. این سیستم ها گزارش های دقیقی را در صورت نیاز ارائه می دهند.از آنجایی که نرم افزار حسابداری می تواند مجموعه بی پایانی از مزایا را ارائه دهد، درک عملیات و عملکرد آن برای مشاغل کوچک نیز مهم است.

چرا کسب و کارهای کوچک به نرم افزار حسابداری مالی نیاز دارند؟

هر کسب و کار کوچکی برای مدیریت و تکمیل فعالیت های خود روزانه به چند چیز نیاز دارد. از خرید تا فروش، امور مالی گرفته تا حسابداری، وظایف زیادی در انتظار یک صاحب کسب و کار کوچک است. در همین حال، ثبت جزئیات دقیق برای آنها غیرممکن می شود، به ویژه در حسابداری، جایی که هر معامله نقش مهمی در مدیریت عملیات تجاری دارد.به همین دلیل نرم افزار حسابداری مورد نیاز است زیرا به شما کمک می کند در زمان صرفه جویی کنید و کارهای حسابداری را بدون اشتباه، دقیق و کارآمد انجام دهید.

در اینجا نگاهی به پنج دلیل می‌اندازیم که چرا کسب‌وکارهای کوچک به نرم‌افزار حسابداری شرکتی نیاز دارند و چگونه می‌توانید در زمان، تلاش و هزینه‌ها در تعدادی از جنبه‌ها صرفه‌جویی کنید:

• غلبه بر سوابق دستی
• سهولت در حفظ معاملات
• ایجاد گزارش ها و گزارش های مالی
• طبقه بندی هزینه ها و درآمدها
• افزایش کارایی

1. غلبه بر فعالیت های دستی

نرم افزار حسابداری مالی به شما کمک می کند با وارد کردن مستقیم داده ها و تراکنش ها بر فعالیت های دستی غلبه کنید. همچنین به‌روزرسانی روزانه همه تراکنش‌ها و داشبورد به‌روزرسانی‌شده‌ای را در اختیار شما قرار می‌دهد که به معیارهای مهم شما در زمان واقعی نگاه می‌کند.

2. سهولت در حفظ معاملات

نرم افزار حسابداری به شما کمک می کند از ویژگی فید بانک برای اتصال حساب های بانک تجاری و کارت اعتباری خود استفاده کنید. به جای کپی و انتقال داده ها از یک صفحه گسترده به صفحه گسترده دیگر، تمام داده های تراکنش را در یک مکان دریافت می کنید. علاوه بر این، متوجه خواهید شد که چه چیزی خرج می شود و چه چیزی وارد تجارت می شود و از کجا می توانید اطلاعات کسب کنید.

3. ایجاد گزارش ها و گزارش های مالی

نرم افزار حسابداری می تواند به شما کمک کند تا انواع گزارش ها و صورت های مالی را ایجاد کنید، زیرا صاحبان مشاغل کوچک باید برای رشد و شکوفایی در آینده کسب و کار خود به دنبال سرمایه از سرمایه گذاران باشند.تهیه دستی حساب های سود و زیان و ترازنامه ها خسته کننده است. با این حال، با نرم افزار حسابداری، می توانید اطلاعات دقیقی دریافت کنید و فعالیت تراکنش های ماه ها و سال های گذشته را با ماه های فعلی خود بر اساس رشد، روند فروش و سایر معیارهای کلیدی خود مقایسه کنید. نرم افزار حسابداری مالی همچنین می تواند به شما در تصمیم گیری های مالی آگاهانه و عملی برای کسب و کارتان کمک کند.

4. طبقه بندی هزینه ها و درآمد

نرم افزار حسابداری با طبقه بندی هزینه ها و برنامه ریزی صورتحساب، چه نیاز به پرداخت آنلاین یا از طریق چک، کارت اعتباری یا بدهی داشته باشید، هماهنگی دارد.این باعث صرفه جویی در زمان در مدیریت تراکنش های حساب شما می شود. همچنین با نرم افزار حسابداری می توانید پرداخت های دریافتی به صورت نقد/چک را ثبت کنید، فاکتورها را بر اساس تاریخ ایجاد و ارسال کنید و اعلان دریافت کنید تا چیزی را از دست ندهید.

5.کارایی را افزایش می دهد

با خلاصه کردن همه نیازها، نرم افزار حسابداری به شما کمک می کند تا کارهای خسته کننده و تکراری حسابداری را خودکار کنید تا دقت داده ها را افزایش دهید و حسابداری خود را کارآمد و بدون خطا نگه دارید. با سپردن تمام کارهای خود به نرم افزار حسابداری، می توانید بر روی چیزهای مهم تری تمرکز کنید که نیاز به توجه بی دریغ شما دارند.به طور کلی، نرم‌افزار حسابداری، ردیابی صورت‌حساب‌ها و هزینه‌ها، آماده شدن برای مالیات‌ها و پیگیری همه امور مالی را برای صاحبان مشاغل کوچک راحت‌ترین کار ممکن می‌کند.

مدیریت موجودی  برای کسب‌وکارهای کوچک

خوب، بیایید نگاهی به تکنیک هایی بیندازیم که باید برای بهینه سازی موجودی انبار کسب و کار کوچک خود استفاده کنیم. در اینجا 8 نکته و تکنیک مهم را برای شما آماده کرده ایم:یک طرح اضطراری ایجاد کنید.مشکلات غیرمنتظره می تواند مدیریت موجودی شما را در هر زمانی مختل کند و به فرآیندهای تجاری شما آسیب برساند.

به عنوان مثال:

• افزایش غیرمنتظره فروش ممکن است باعث کمبودهای غیرمنتظره در برخی از اقلام سهام شود
• گاهی اوقات نقدینگی شما ممکن است به شما اجازه خرید و جایگزینی محصولاتی که موجودی آنها تمام شده است را ندهد.
• کمبود فضای ذخیره سازی در برخی فصول سال وجود دارد.
• گاهی اوقات ممکن است پول نقد داشته باشید و کالایی را سفارش داده باشید، اما تامین کنندگان کالا را به موقع تحویل ندهند.
• و بسیاری مشکلات دیگر که در مواقع اضطراری ممکن است به وجود بیاید و شما آنها را پیش بینی نکرده باشید.

آیا به این فکر کرده اید که در صورت بروز این مشکلات چگونه با آن برخورد خواهید کرد؟ آیا برای این مواقع به استراتژی و راه حلی فکر کرده اید؟به یاد داشته باشید که بهترین راه حل برای این مشکلات به روابط قوی شما با همه کسانی که در کسب و کار شما دخیل هستند برمی گردد.

رد کالایی که ماه ها در انبار شما بوده است!شما بدون شک با محصولاتی برخورد کرده اید که ماه ها و شاید سال ها در انبار شما مانده اند، به خصوص اگر محصولات موجود در انبار شما برای فروش باشد.برای اینکه این محصولات را از انبار خارج کنید و سرمایه شما در این محصولات راکد نشود، بهتر است برای این نوع محصولات تخفیف و پیشنهادهای تبلیغاتی باورنکردنی تعریف کرده و از انبار خود حذف کنید.

دوباره موجودی خود را بررسی کنید

بسیار صحیح است که از نرم افزاری برای مدیریت و کنترل موجودی انبار خود استفاده کنید. اما بهتر است صحت اطلاعات را با شمارش موجودی و مقایسه دوره ای آن با نرم افزار بررسی کنید.سعی کنید این کار را با استفاده از روش های استاندارد مانند چک های لحظه ای و شمارش موجودی های پایان سال انجام دهید.

موجودی خود را برای دید بهتر دسته بندی کنید

شرکت هایی که تنوع بالایی از محصولات را در انبار خود دارند معمولا در هنگام پیگیری و انجام سفارشات با مشکلات زیادی در یافتن محصولات مواجه می شوند.از آنجایی که همه اقلام موجود در انبار ارزش یکسانی ندارند و همیشه باید مجموعه ای از اقلام موجود در انبار را در دسترس داشته باشید، سعی کنید آنها را در دسته هایی مشابه موارد زیر قرار دهید:

محصولات با ارزش بالا: محصولاتی که فروش بالایی دارند و باید همیشه در دسترس باشند
محصولات با ارزش متوسط: محصولاتی که فروش متوسطی دارند، اما نه به اندازه دسته اول
محصولات کم ارزش: محصولاتی که به ندرت به فروش می رسند و ماه ها نمی توانید از آنها بازدید کنید.

برای کنترل موجودی از روشی استفاده کنید که برای کسب و کار شما مناسب است

روش های مختلفی برای کنترل موجودی وجود دارد. شما باید مناسب ترین روش را با توجه به کسب و کار خود انتخاب کنید. به عنوان مثال، شرکت هایی که محصولاتشان فاسد شدنی هستند باید از استراتژی FIFO استفاده کنند. این استراتژی به این صورت است که کالاهای قدیمی باید قبل از سایر کالاها از انبار خارج شوند.

یا مثلا برای کالاهای سنگین از روش LIFO استفاده کنید که دقیقا برعکس FIFO است. در این روش کالاهای سنگین در انتها یا زیر کالاهای دیگر قرار می گیرند و ترتیب خروج کالا از انبار به این صورت است که کالایی که آخرین بار وارد شده است اولین خروجی است.

یک چارچوب برنامه ریزی شده و ثابت برای مدیریت موجودی داشته باشید.برای داشتن چارچوبی منسجم و مؤثر برای مدیریت موجودی، لازم است عوامل مختلف دست به دست هم دهند و فرآیندهای مختلف به طور منظم انجام شود.
خوشبختانه، با خودکار کردن بسیاری از این فرآیندها، می توانید برخی از کارها را سریعتر و بدون خطا انجام دهید و روی بقیه مراحل تمرکز کنید. استفاده از سیستم های اتوماسیون و ابزارهای مختلف ذخیره سازی می تواند به شما در انجام این کار کمک کند.

کدگذاری کالاها و افزودن RFID به محصولات کار دیگری است که باید انجام شود. منابع اضافی مانند گوشی های هوشمند و دستگاه های دستی نیز اتوماسیون را تقویت می کنند. همچنین می توانید از سیستم های شبکه و منابع ابری برای بهره مندی از آخرین ویژگی ها استفاده کنید.

در مورد بازار و شرایط داخلی بیشتر تحقیق کنید

شما نمی توانید بدون آگاهی از در دسترس بودن کالاها و اجزا و قیمت فعلی آنها در پایین دست و بالادست تصمیمات مهم کنترل موجودی را بگیرید.اگرچه ممکن است به دست آوردن این داده ها برای شما راحت نباشد، نرم افزارهایی مانند ERP و SCM معمولاً داده های فروشنده و نقطه فروش را در زمان واقعی برای شما تجزیه می کنند. اما به همان اندازه که ابزارهای تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌توانند بینش عمیق‌تری ارائه دهند، می‌توانید به داده‌های شخص ثالث قابل اعتماد نیز نگاه کنید که بینشی در مورد شرایط بحرانی بازار مانند نوسانات فصلی تقاضا ارائه می‌دهند.

پیش بینی دقیق روند بازار و ارقام فروش

اگر شرکت ها می توانستند روند بازار، حجم فروش در ماه ها و روزهای آینده و مواردی از این دست را پیش بینی کنند، مطمئنا بسیاری از پیچیدگی های فعلی در انبارداری وجود نداشت. به عنوان مثال، شرکت ها می توانند کالاهای خود را بر اساس فروش در بازارهای آینده خریداری و ذخیره کنند.

چالش‌های رایج در حسابداری کسب‌وکارهای کوچک

یکی از مشکلات اصلی بنگاه های کوچک و متوسط کمبود منابع مالی و انسانی است. این محدودیت ها می تواند تاثیرات قابل توجهی بر عملکرد و کارایی این شرکت ها داشته باشد و چالش های زیادی را در حوزه حسابداری ایجاد کند. شرکت های کوچک و متوسط اغلب با محدودیت های بودجه ای مواجه هستند که می تواند آنها را از انجام فعالیت های ضروری و حیاتی باز دارد. این محدودیت مالی باعث می شود که این شرکت ها نتوانند به راحتی سرمایه گذاری مورد نیاز برای بهبود سیستم های حسابداری خود را انجام دهند.

به عنوان مثال، خرید نرم افزار حسابداری پیشرفته که می تواند دقت و سرعت ثبت و گزارش مالی را افزایش دهد، به دلیل هزینه های اولیه و نگهداری بالا، ممکن است برای این شرکت ها قابل اجرا نباشد. علاوه بر این، توانایی محدود برای جذب منابع مالی اضافی، مانند وام های بانکی یا سرمایه گذاری خارجی، ممکن است توانایی شرکت های کوچک و متوسط را برای بهبود و توسعه سیستم های حسابداری و مدیریت کاهش دهد. از سوی دیگر محدودیت منابع انسانی نیز چالش بزرگی است. بسیاری از شرکت های کوچک و متوسط به دلیل هزینه های بالای حقوق و مزایا قادر به جذب حسابداران حرفه ای و با تجربه نیستند.

این امر منجر به این می شود که مسئولیت های حسابداری بر عهده افرادی گذاشته شود که ممکن است دانش و تجربه کافی در این زمینه نداشته باشند. نتیجه این وضعیت، بروز اشتباهات حسابداری، صورت های مالی نادرست و در نهایت تصمیمات اشتباه مدیریتی است. همچنین عدم توانایی در ارائه آموزش های لازم و مستمر حسابداران، آنها را از انطباق آنها با تغییرات مداوم قوانین و مقررات حسابداری و مالیاتی باز می دارد.

به طور کلی چالش‌های حسابداری در شرکت‌های کوچک و متوسط، اگرچه مهم و پیچیده است، اما با راه‌حل‌های مناسب و مدیریت مؤثر قابل غلبه بر آن بوده و مبنای رشد و توسعه پایدار این بنگاه‌ها است. در نهایت توجه به اهمیت حسابداری و مدیریت مالی مناسب را می توان به عنوان عاملی کلیدی در موفقیت و پایداری این نوع کسب و کارها برجسته کرد.

نتیجه گیری

حسابداری شرکت های کوچک و متوسط ابزاری قدرتمند برای رشد و توسعه است با انتخاب استراتژی مناسب و استفاده از ابزارهای مدرن می توانید یک سیستم حسابداری موثر برای کسب و کار خود ایجاد کنید. به یاد داشته باشید که حسابداری تنها یک ابزار است و موفقیت کسب و کار شما به عوامل دیگری مانند کیفیت محصول یا خدمات، بازاریابی و مدیریت بستگی دارد.جهت کسب اطلاعات بیشتر به سایت دایاوو مراجعه کنید.